Tietosuojaseloste ja käyttöehdot
ITS Finland ry käsittelee henkilötietoja vastuullisesti, turvallisesti ja läpinäkyvästi. Tällä sivulla kerromme, miten käsittelemme henkilötietoja jäsenyyksiin, sidosryhmäviestintään, tapahtumiin, webinaareihin, delegaatioihin, verkkosivuston käyttöön ja viestintään liittyen.
Tällä sivulla kuvataan myös ITS Finlandin verkkosivuston, tapahtumien, materiaalien, kuvien, videoiden ja tallenteiden käyttöehdot.
Pikalinkit:
1. Tietosuojaseloste
Tämä on ITS Finland ry:n tietosuojaseloste, joka perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR) ja soveltuvaan tietosuojalainsäädäntöön.
Laadittu: 25.5.2018
Viimeksi päivitetty: 27.5.2026
Rekisterinpitäjä
ITS Finland ry
Mikonkatu 9 (Epicenter)
00100 Helsinki
Y-tunnus: 2036641-3
Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö:
Marko Forsblom
marko.forsblom@its-finland.fi
Puh. 040 5145100
Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietoja?
ITS Finland käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- jäsenyyksien ja jäsenorganisaatioiden yhteydenpidon hoitamiseen
- sidosryhmäviestintään
- uutiskirjeiden, kutsujen ja tiedotteiden lähettämiseen
- tapahtumien, webinaarien, delegaatioiden ja verkostotilaisuuksien järjestämiseen
- tapahtumien jälkiviestintään ja osallistujapalautteen keräämiseen
- hankkeiden, työryhmien ja yhteistyöverkostojen viestintään
- verkkosivuston ja digitaalisten kanavien kehittämiseen
- ITS Finlandin toiminnan dokumentointiin ja viestintään
Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Käsiteltäviä tietoja voivat olla esimerkiksi:
- nimi
- sähköpostiosoite
- organisaatio
- tehtävänimike
- puhelinnumero
- tapahtumaan osallistumista koskevat tiedot
- mahdolliset erityisruokavaliot tai muut tapahtumajärjestelyihin liittyvät tiedot
- uutiskirjeen tilaukseen liittyvät tiedot
- viestintä- ja osallistumishistoria
- verkkosivuston käyttöön liittyvät tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selaintiedot ja evästetunnisteet
Oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle
Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen:
- suostumukseen, esimerkiksi uutiskirjeen tilauksen tai evästeiden hyväksymisen yhteydessä
- sopimukseen tai sopimuksen valmisteluun, esimerkiksi tapahtumaan ilmoittautumisen tai jäsenyyden yhteydessä
- oikeutettuun etuun, esimerkiksi sidosryhmäviestinnässä, jäsenviestinnässä, verkoston toiminnan kehittämisessä ja tapahtumien dokumentoinnissa
- lakisääteiseen velvoitteeseen, jos lainsäädäntö sitä edellyttää
Tämä on parempi kuin vanha versio, jossa oikeusperusteena oli käytännössä vain suostumus. Nykyaikaisessa selosteessa eri käsittelytilanteille kannattaa nimetä oikea peruste erikseen.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan:
- henkilöltä itseltään
- jäsenorganisaatioilta
- tapahtumien ilmoittautumislomakkeilta
- uutiskirjeen tilauksen yhteydessä
- verkkosivuston käytön yhteydessä
- yhteistyö- ja hanketoiminnan yhteydessä
Tietojen luovutukset ja palveluntarjoajat
ITS Finland voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolisia palveluntarjoajia, kuten:
- verkkosivuston ylläpito- ja hosting-palveluita
- uutiskirje- ja sähköpostityökaluja
- tapahtumien ilmoittautumisjärjestelmiä
- webinaari- ja videopalveluita
- analytiikka- ja evästehallintatyökaluja
- sosiaalisen median palveluita
- pilvipalveluita ja tiedostonhallintaratkaisuja
Tietoja ei myydä ulkopuolisille tahoille.
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella, jos käytettävä palveluntarjoaja sitä edellyttää. Tällöin ITS Finland pyrkii varmistamaan, että siirrossa käytetään asianmukaisia suojatoimia, kuten EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.
Tietojen säilytys
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi.
Esimerkiksi:
- uutiskirjeen tilaajatiedot säilytetään, kunnes henkilö peruuttaa tilauksensa
- tapahtumien osallistujatietoja säilytetään tapahtuman järjestämisen, jälkiviestinnän ja mahdollisten raportointitarpeiden ajan
- jäsenyystietoja säilytetään jäsenyyden ja siihen liittyvien velvoitteiden hoitamisen ajan
- verkkosivuston analytiikka- ja evästetietoja säilytetään evästekäytännössä kuvatun ajan
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus:
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
- pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
- pyytää henkilötietojensa poistamista tietyissä tilanteissa, eli käyttää niin sanottua oikeutta tulla unohdetuksi
- pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa
- vastustaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa
- pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti
- peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti
Rekisteröidyn oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa ehdottomia. Oikeuksien soveltuminen riippuu esimerkiksi siitä, millä oikeusperusteella henkilötietoja käsitellään ja onko tietojen säilyttämiselle lakisääteinen tai muu perusteltu syy.
Oikeuksia koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. ITS Finland voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. ITS Finland vastaa pyyntöön EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisessa määräajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella, jos pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on paljon.
Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista on saatavilla tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja EU:n yleisestä tietosuoja-asetuksesta.
2. Käyttöehdot
Verkkosivuston sisältö
ITS Finland pyrkii siihen, että verkkosivustolla julkaistu tieto on ajantasaista ja oikeaa. ITS Finland ei kuitenkaan takaa, että kaikki sivustolla oleva tieto on aina virheetöntä, täydellistä tai jatkuvasti saatavilla.
Sivuston sisältö on tarkoitettu yleiseen tiedonvälitykseen, ITS Finlandin toiminnan esittelyyn, alan kehityksen tukemiseen ja sidosryhmäviestintään.
3. Tapahtumien tietosuojakäytännöt
Tapahtumiin ilmoittautuminen
Tapahtumiin osallistuminen voi edellyttää ilmoittautumista. Ilmoittautumisen yhteydessä ITS Finland voi kerätä tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten:
- nimi
- organisaatio
- tehtävänimike
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- mahdolliset ruokavaliotiedot
- osallistumista koskevat tiedot
Näitä tietoja käytetään tapahtuman järjestämiseen, osallistujaviestintään, mahdolliseen jälkiviestintään ja tapahtuman kehittämiseen.
Kuvat, videot, livestreamit ja tallenteet
ITS Finlandin tapahtumissa, webinaareissa, delegaatioissa ja muissa tilaisuuksissa voidaan:
- ottaa valokuvia
- kuvata videota
- tehdä livestream-lähetyksiä
- tallentaa esityksiä ja keskusteluja
- julkaista tapahtumakoosteita ja jälkiviestintää
Kuvia, videoita ja tallenteita voidaan käyttää ITS Finlandin viestinnässä, kuten:
- verkkosivuilla
- uutiskirjeissä
- LinkedInissä
- YouTubessa
- X/Twitterissä
- muissa ITS Finlandin käyttämissä sosiaalisen median ja viestinnän kanavissa
Myös ITS Finlandin yhteistyökumppanit voivat joissakin tapauksissa käyttää tapahtumamateriaaleja omassa viestinnässään, jos siitä on sovittu tapahtuman yhteydessä.
Osallistujan mahdollisuus ilmoittaa kuvauskiellosta
ITS Finland pyrkii kertomaan tapahtuman yhteydessä, jos tilaisuudessa kuvataan, livestreamataan tai tallennetaan.
Jos osallistuja ei halua näkyä kuvissa, videoissa tai tallenteissa, osallistuja voi ilmoittaa tästä tapahtuman järjestäjälle. ITS Finland pyrkii huomioimaan ilmoituksen kohtuullisin käytännön järjestelyin.
Lähikuvat, haastattelut ja yksilöity markkinointikäyttö
Lähikuvia, haastatteluja tai yksittäiseen henkilöön selvästi kohdistuvaa markkinointikäyttöä varten voidaan pyytää erillinen suostumus.
Yleisö-, tunnelma- ja tilannekuvia voidaan käyttää ITS Finlandin toiminnan ja tapahtumien viestinnässä, ellei osallistuja ole erikseen ilmoittanut, ettei halua näkyä kuvissa tai tallenteissa.
Tapahtumien osallistujalistat
Joissakin tapahtumissa voidaan jakaa osallistujille tieto osallistuvista organisaatioista tai henkilöistä verkostoitumisen tukemiseksi. Jos osallistujalistaa käytetään tai jaetaan, tästä kerrotaan tapahtuman yhteydessä.
Tapahtumien palautekyselyt
ITS Finland voi kerätä tapahtumien jälkeen palautetta tapahtuman kehittämiseksi. Palautetta voidaan käsitellä anonyymisti tai henkilötietoihin yhdistettynä, jos tämä on tarpeen esimerkiksi jatkoviestinnän tai tapahtumakehityksen kannalta.
Tekijänoikeudet ja materiaalien käyttö
ITS Finlandin verkkosivustolla, tapahtumissa ja digitaalisissa kanavissa julkaistut tekstit, kuvat, videot, tallenteet, esitysmateriaalit, graafiset aineistot ja muut sisällöt ovat ITS Finlandin tai sen yhteistyökumppaneiden omaisuutta, ellei toisin mainita.
Materiaalia saa käyttää henkilökohtaiseen, journalistiseen, opetukselliseen tai organisaation sisäiseen tiedonhankintaan, kun lähde mainitaan asianmukaisesti.
Materiaalien kaupallinen käyttö, muokkaaminen, laaja uudelleenjulkaisu tai jakaminen ilman lupaa ei ole sallittua, ellei materiaalin yhteydessä erikseen toisin mainita.
Tapahtumamateriaalit ja esitykset
ITS Finlandin tapahtumissa, webinaareissa ja delegaatioissa esitetyt materiaalit voivat sisältää puhujien, kumppaneiden tai kolmansien osapuolten näkemyksiä. Nämä eivät välttämättä edusta ITS Finlandin virallista kantaa.
Tapahtumamateriaaleja voidaan jakaa osallistujille tai julkaista ITS Finlandin verkkosivuilla, uutiskirjeissä ja sosiaalisen median kanavissa.
Kolmansien osapuolten palvelut ja linkit
ITS Finlandin verkkosivusto ja viestintä voivat sisältää linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivustoille, palveluihin tai alustoille, kuten tapahtumarekisteröintijärjestelmiin, webinaarialustoihin, sosiaalisen median palveluihin tai yhteistyökumppaneiden sivustoille.
ITS Finland ei vastaa kolmansien osapuolten palveluiden sisällöstä, tietosuojakäytännöistä, saavutettavuudesta tai toimivuudesta.
Vastuunrajoitus
ITS Finland ei vastaa suorista tai epäsuorista vahingoista, jotka aiheutuvat verkkosivuston, tapahtumien, materiaalien, tallenteiden tai kolmansien osapuolten palveluiden käytöstä, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu.
ITS Finland pidättää oikeuden muuttaa verkkosivuston sisältöä, tapahtumien tietoja, materiaaleja ja näitä käyttöehtoja.
4. Evästeet ja analytiikka
ITS Finlandin verkkosivusto voi käyttää evästeitä ja analytiikkatyökaluja sivuston teknisen toiminnan varmistamiseen, käyttäjäkokemuksen kehittämiseen ja kävijätilastojen seuraamiseen.
Lisätietoja evästeistä ja evästeasetusten hallinnasta löydät evästekäytännöstämme:
Evästekäytäntö >>
5. Yhteystiedot
Tietosuojaan ja käyttöehtoihin liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä ITS Finlandiin.